Tämän ajan suurin haaste työelämässä ei ole se, tehdäänkö töitä etänä vai läsnä. Tämän ajan suurin haaste työelämässä kulminoituu kysymykseen siitä, miten mahdollistat sujuvan työn tekemisen. Katso ympärillesi ja mieti hetki. Mieti hetki, miten työn tekeminen on mahdollistunut juuri sinulle. Pystytkö keskittymään? Pystytkö vetäytymään täydelliseen rauhaan? Pystytkö tapaamaan ihmisiä kasvotusten? Pystytkö puhumaan, sparraamaan, olemaan sparrattuna, elehtimään, piirtämään seinille, kävelemään ympyrää? Avainkysymys ei ole se, ollaanko läsnä vai etänä. Avainkysymys on se, pystyykö jokainen yksilö tekemään oman työnsä siten, että voi ja kykenee valitsemaan juuri sen tilan ja paikan, jonka hän kokee hyväksi juuri nyt käsillä olevan tehtävänsä suorittamiseen. Joskus se paikka on koti. Joskus se paikka on keskellä metsää. Joskus se paikka on tila, jossa pystyy puhumaan kovaan ääneen. Joskus se paikka on tila, jossa ei ole mitään ärsykkeitä millekään aistille. Joskus se paikka on avokonttori, jossa voi nopeasti huikata kaverilta apua. Joskus se paikka voi olla coworking- tila oman kodin lähistöllä. Tai vaikka ihan vieraassa kaupungissa, ihan vaan vaihtelun vuoksi. Kysykää siis itseltänne ja kysykää toisiltanne: minkälaisissa tiloissa haluatte työskennellä. Kysykää siis itseltänne ja toisiltanne: minkälaiset ne tilat pitäisi olla, jotta siellä kotona olisi hyvä työskennellä ja että samalla niistä toimistoistanne tulisivat sellaiset, että sinne olisi oikeasti kiva tulla tekemään töitä. Ja jotta siellä fyysisissä tiloissa voisi keskittyä siihen arvoa tuottavaan tekemiseen ottaen huomioon kunkin yksilön kognitiivisen tilan ja fiilikseen, antakaa jokaiselle mahdollisuus hallita myös sitä kolmatta tilaa. Nimittäin ajallista tilaa. Tätä kutsutaan yksinkertaisesti myös kalenteriksi. Se ei ole nimittäin sattumaa, että monessa paikassa on tervehditty ilolla tunnin muuttamista 50 minuutiksi ja että lounasaika on määritelty palaverivapaaksi. Se, että ilolla tervehditään tuollaista kalenteripiperrystä, on oire siitä, että muuten kalenterinhallintaa yksilöllä ei ole ja että kalenteri on täynnä. Siksi: anna ihmiselle oikeus hallita omaa aikaansa. On tärkeää pyrkiä tyhjentämään kalenteria sen sijaan, että sitä täytetään. Tehokkuus ei meinaa synny siitä, että kalenteri on täynnä tapaamisia, vaan se syntyy siitä, että on aikaa tehdä, toteuttaa, keskittyä, pohtia ja tuottaa sitä arvoa. Jos et hallitse aikaasi, et hallitse tekemistäsi. Ja jos et hallitse aikaasi, on aivan sama, missä fyysisessä tilassa teet duuniasi. Se, että aika ei ole hallinnassa, ei korjaannu glitterillä.
Olen kuullut monelta, monelta ihmiseltä, miten tympeää on ollut palata toimistolle nyt koronan helpottaessa keväällä 2022. Tympeää siksi, että heidät on pakotettu sinne. Että on luotu joku mielivaltainen kiintiöpäivien sääntö, miten 'toimistolla pitää olla kolmena päivänä viikossa'. Ja sitten he ovat olleet toimistolla kolmena päivänä viikossa. Mutta eivät he ihmisiä ole nähneet. Ei heidän kasvotusten tapahtuva vuorovaikutuksen määrä ole kasvanut lainkaan. He ovat palanneet toimistolle istuakseen työpisteellään kuulokkeet päässä tavatakseen ihmisiä Teamsissa. Ainoat asiat, mitkä ovat näillä ihmisillä kasvaneet, ovat turhautumisen määrä sekä työmatkoihin kuluva aika, jotta pääsee toimistolle osallistumaan Teamsiin. Tässä turhautumisen ytimessä asuu se dynamiikka, jossa nämä ao. kolme oman työnsä hallinnan tilaa eivät ole siinä kuosissa, että yhdessä tukisivat ja mahdollistaisivat hyvinvoivan yhdessäohjautuvuuden kulttuurin:
1. Fyysinen tila. 2. Kognitiivinen tila. 3. Ajallinen tila.
Ja kun on olemassa näitä erilaisia tiloja, niin organisaation kannattaa pohtia hyvinkin tarkasti, miten mahdollistaa ihmisten työskentelyn eri tiloissa, kun ihmisen ’tila’ niin vaatii. Jokainen päivä ei nimittäin ole samanlainen, ei henkisesti, ei fyysisesti, ei vaateinen, ei tilanteineen, ei tuntemuksineen, ei tarpeineen.
Minulla esim. on ADHD, minulla on kaksi pientä lasta, välillä olen väsynyt, välillä täynnä tarmoa ja energiaa. Minulla on siis erinäisistä syistä johtuen, päivästä riippuen, erilaisia ’tiloja’. Ja kun juttelen ihmisten kanssa, huomaan heillä olevan myös erilaisia ’tiloja’, jolloin fyysinen tila tuntuu joko liian ahtaalta, liian äänekkäältä, liian valoisalta, liian kovalta, liian ahdistavalta. Siksi olen pohtinut, että miten organisaatio voisi varmistaa, että ihmisen työskentely olisi aina mahdollisimman sujuvaa, ketterää, selkeää arkea ilman hukkaa heidän ’tiloistaan’ riippumatta ja niistä huolimatta? Mitä tämä vaatii johtamiselta? Osaammeko johtaa mahdollistaen ja luomalla valmiuden onnistua työssään aina? Osaammeko luoda ne rakenteet niin fyysisesti kuin ei-fyysisinä prosesseinakin ja joissa työ voidaan tehdä itsenäisesti ja mahdollisimman vapaasti itse tapansa ja muotonsa valiten?
Tai mitä se kertoo yrityksen asenneilmastosta, jos ihmisen pitää aina olla läsnä, jotta voidaan luottaa työn etenemiseen? Miksi tehtävien anto, fyysinen kontrolli ja mikromanageeraus sekoitetaan edelleen vuonna 2022 ’leadershipiin’? Jos ihmisiin ei voi luottaa, saati jos heidän asenteensa on pielessä, onko vika ihmisessä vai kuitenkin prosesseissa ja työn mahdollistajissa, jotka eivät toimi tai sovellu organisaatiossa työskenteleville ihmisille? Miksi edes palkata ihmisiä, joihin ei luota?
Merkittävä osa luottamuksen ja kunnioituksen kulttuuria on luoda ne edellytykset, jossa arvoa tuottavaa työtä voisi tehdä parhaalla mahdollisella tavalla ja tarvittaessa vaikka keskeltä metsää, kannon nokassa istuen. Tai sitten toimistolla. Tai kahvilassa. Tai vaikka pimeässä kellarissa. Tässä voisi olla yksi esimerkki, miten erilaisten tilojen haastetta voisi organisaatiossa mallintaa, yhdessä ihmisten kanssa:
Olen itse käyttänyt paljon aikaa ja energiaa erityisesti siihen, että kotitoimisto olisi sellainen, että siellä on aidosti hyvä tehdä työtä ja siihen kannattaa panostaa. Hyvä ergonomia, rauha, hyvät kamerat, mikrofonit ja valaistus, sopiva lämpötila. Suosittelen tätä kaikille.
Itselleni on ollut myös tärkeää säilyttää arjen ja työn ero, joten rakensimme vaimon kanssa kotitoimiston varastoon, johon siirtymällä 50 metriä siirtyy myös henkisesti töihin (minulla on ollut vaikeuksia keskittyä, kun tein duunia kotona: arki ja työ sekoittuivat ja syntyi sellainen ajatuksen mössö, jossa mitään ei saanut oikein aikaiseksi).
Olen käyttänyt myös paljon coworking- tiloja sekä toimistohotelleja eri puolilla Suomea ja nykyään on myös esimerkiksi Spacehubeja tarjolla erilaisissa paikoissa. Nämä ovat myös erinomaisia vaihtoehtoja, sillä niistä saa myös apua niihin tarpeisiin, joita eri organisaatioille tulee ja joita saattaa tulla myös yksilöille: joskus nimittäin pelkkä tilan vaihto avartaa ja avaa ajatuksen lukkoja. Näihin kolmannen osapuolen tarjoamiin ratkaisuihin kannattaa tutustua ja niitä kannattaa hyödyntää esimerkiksi, jos jokin projekti vaatii tilaa, mutta sitä ei yrityksen tiloista löydy. Nuo kolmannen osapuolen tilat voisivat toimia myös yhtenä tapana organisaatiolle sitouttaa ja arvostaa omia ihmisiään: tarjotkaa niitä rohkeasti osana työsuhdetta. Sillä hyvä ergonomia, hyvä valaistus, hyvät laitteet, vuorovaikutuksen mahdollistaminen jne. eivät ole menneet pois muodista.
Tässä erilaisten tilojen tarinassa on loppujen lopuksi kyse kunnioituksesta ja kyse luottamuksesta ja siten nämä ovat kombinaatio arvoja, kulttuuria ja mahdollistamista niin fyysisesti kuin tiedollisesti. Nämä kaikki manifestoituvat arjessa, siinä mahdollistamisen rajapinnassa. Olen päätynyt sellaiseen johtopäätökseen, että toimiakseen sujuvasti ja positiivisia arvoja henkivällä tavalla, yrityksen pitää yksinkertaisesti:
A. Luoda prosessit sellaisiksi, että ne antavat mahdollisuuden tehdä työnsä yhdessä pohtien, sujuvasti ja arvoa tuottaen.
B. Luoda ympäristö kokonaisvaltaisesti, koko ihminen huomioiden, sellaiseksi, että se mahdollistaa työn tekemisen erilaisina päivinä, erilaisiin tarpeisiin vastaten.
C. Luottaa ihmisiin. Ihminen noin yleisesti tulee töihin oppimaan, kehittymään, onnistumaan. Luota siihen.
Muistakaa, hyvät johtajat, esihenkilöt ja pomot: toimistolle saapumisellekin pitää olla jokin aito ja oikea syy.
Älkää siis pakottako ihmisiä toimistolle vain siksi, että on 'kiintiöpäivä' ja siksi, että kontrolli maistuu suussanne hyvältä. Tässä nimittäin asuu melkoisen tympeä epäluottamuksen ja valvonnan dynamiikka. Ihmiset tulevat kyllä toimistolle, jos sinne saapuminen on arvokasta ja antaa enemmän kuin ottaa. Mutta antakaa mahdollisuus myös olla saapumatta toimistolle. Ja panostakaa siihen: mahdollistakaa sujuva työ aivan mistä tahansa. Sillä ei sekään ole oikea tapa ’houkutella’ ihmisiä toimistolle tekemällä muualla työnsä tekemisestä mahdotonta. Mun vihje: antakaa ihmisten itse päättää. Mahdollistakaa ihmisten itse päättämänsä arki kaikkialla ja useilla eri tavoilla. Ja luottakaa. Ja magiaa alkaa tapahtumaan.