Olen pohtinut.
Olen pohtinut erityisen paljon toimintojen keskittämisen ideaa ja funktioihin kiinnitettyä osaamista ja kyvykkyyttä. Olen tullut yksiselitteiseen lopputulokseen: se ei kannata juuri koskaan. Se toimii vain ympäristössä, jossa tuotos ja/tai palvelu ovat selkeän ennakoitavia ja joissa ulostulot perustuvat etukäteen määriteltyyn ja tunnistettuun speksiin.
Eli käytännössä: muuttuvassa ja mukautumista vaativassa maailmassa keskittäminen ja funktioittaminen eivät toimi koskaan ja vain lisäävät kustannuksia.
Erityisen haitallista on IT- osaston ja devaajien keskittäminen samaan funktioon, joka palvelee kaikkia. Ja kun yrittää palvella kaikkia, ei palvele enää ketään. IT- osaston ja devaajien keskittäminen on yhtä fiksua kuin hengittämisen keskittäminen erilliselle osastolle, jonka tehtävä on hengittää muiden puolesta ja/tai tuoda happea muille tikettiohjautuvasti. Sillä hapen pitää olla saatavilla aina ja nyt, eikä sitä kannata tuoda tikettiohjautuvana silloin, kun hapesta vastaavalle osastolle sopii.
Keskittämällä toimintaa funktioihin saavutetaan mahdollista tehokkuushyötyä vain funktion sisäisesti ja suhteessa tuotoksiin vs. funktioon käytetty rahasumma. Mutta se, mitä kustannuksissa näin
säästetään, menetetään se moninkertaisesti hitautena, uudelleen tekemisenä, tekemällä asioita olemaan pysähdyksissä, tyytymättöminä asiakkaina ja lisääntyneenä koordinaationa. Kun tekeminen keskitetään, ollaan niin usein päädytty tilanteeseen, jossa funktioiden mittarit ovat kaikki vihreällä, mutta ulostulon/arvontuoton mittarit ovat punaisella. Tällöin organisaation retoriikassa kaikuu tarina, jossa 'kaikki on kunnossa, lopputulos vain on huono'. Ja kenenkään ei tarvitse funktioissa tehdä mitään, sillä ne mittarithan ovat vihreällä (nähty, koettu, todistettu ja aivan liian monta kertaa).
Tässä maailmassa pärjäävätkin ne, jotka osaavat tunnistaa tarpeet ja muutokset, reagoida ja mukautua heti, tässä ja nyt. Jos tekeminen on palasteltu toimintoihin ja funktioihin, joissa päätöksiä tehdään omista lähtökohdista käsin, omaan työkuormaan ja omaan kapasiteettiin perustuen, niin mitä veikkaatte tapahtuvan kyvylle mukautua nopeasti ja ketterästi? Juuri näin: hitaus on rakennettu ennakoitavan massatuotannon ideaan perustuviin rakenteisiin. Siihen on siis syynsä, miksi 'keskittämisen', 'standardoinnin' ja 'harmonisoinnin' puheet ovat hitauden puhetta. Kun keskittyy tekemään asioita oikein sen sijaan, että tekee oikeita asioita, eletään edelleen henkisesti siellä Fordin liukuhihnalla, jossa tuotettiin tavaraa mahdollisimman nopeasti, mahdollisimman tehokkaasti, mahdollisimman paljon ja sitten toivottiin, että joku ostaa juuri niitä autoja, juuri sillä värillä kuin oli tuotettu varastoon. Ja nyt, vuonna 2023, me elämme edelleen monessa organisaatiossa tuon ennakoivan maailman tarinassa, jossa keskittäminen on hyve ja standardointi kauneutta. Katsokaa ympärillenne. Miettikää hetki. Miettikää, jos asiakkaanne haluaa jotain uutta, miten nopeasti te pystytte tuottamaan sen? Vastaus tuohon paljastaa sen, onko organisaationne asiakaskeskeinen, ketterä, mukautuva vai onko se jotain ihan muuta. Ja niin kauan, kun organisaation perusrakenne on wanha, ennakoivan maailman funktiorakenne, on
se aina hidas, muita odottava ja täynnä turhautumista. Loppujen lopuksi kyvyssä mukautua kyse on 'sense & response'- periaatteesta: jos havaitsee tarpeen / muutoksen, miten nopeasti pystyy vastaamaan näihin. Ja juuri tähän mukautumiskyvykkyyteen ei old school, funktiokeskeinen, organisaatio ei ketterästi kykene.
Rautalankaa: mukautumista vaativassa, ei-niin-ennakoitavassa maailmassa se ei riitä, että tekee tehokkaasti kussakin funktiossa sen, mitä juuri nyt funktion muiden funktioiden pyynnöistä
rakentuva työlista vaatii, vaan oleellista on se, miten nopeasti pystyy tuottamaan juuri sen, mitä asiakkaat kaipaavat nyt. Ja paino sanalla ’nyt’. Mitä enemmän yrittää ennakoida ja rakentaa tuotteiden- ja palveluiden roadmappeja ja syklejä ja aikatauluja omien tuotosten tekemiseen, sitä hitaammaksi ja kankeammaksi organisaatio muuttuu. Ja tämä tapahtuu juuri siksi, että hitaus on rakennettu organisaation modus operandiin sirpaloimalla ja hajottamalla vuorovaikutus pieniin palasiin ja siten kyky tuottaa arvoa muuttuu samanlaiseksi: hitaaksi, odottavaksi, sirpaleiseksi. Se ketteryys ja kyky mukautua ei synny sillä, että toteuttava taho tekee työnsä sprinteissä ja palastelee oman arkensa mielivaltaiseen kalenteriin sidotulla aikasyklillä, vaan sillä, että koko arvontuotto tapahtuu tässä ja nyt, samassa syklissä, samaan arvontuottoon keskittyen, samassa arvovirrassa, kaikki vaadittava osaaminen sisällään pitäen. Ja tämä, hyvät ihmiset, vaatii funktionaalisten toimintojen hajauttamista, ei keskittämistä. Älä siis keskitä, vaan pura funktioiden krooninen bluffi, luota, hajauta ja jaa johtajuus, vuorovaikutus sekä päätöksenteko. Ja magiaa alkaa tapahtumaan.
Funktiohitaan vesiputousketteryyden lyhyt oppimäärä a'la 'moderni fake-agile':
